Policy för personuppgifter

Vad är en personuppgift?

Alla uppgifter som direkt eller indirekt kan kopplas till en person klassas som en personuppgift. En personuppgift kan exempelvis bestå av namn, adress, telefonnummer eller personnummer. Det kan också bestå av en e-postadress, ett fotografi, IP-nummer eller ett bokningsnummer som kan kopplas till en specifik kund.

Vad är en personuppgiftsbehandling?

Med en behandling menas allt som man gör med en personuppgift. En behandling omfattar allt från att samla in, registrera, lagra och bearbeta till att sprida personuppgifter.

Personuppgiftsansvarig

Vara Konserthus AB är ansvarig för alla personuppgifter som samlas in. Vi bestämmer hur dina personuppgifter ska användas och sparas inom Vara Konserthus för att skydda din integritet.

Vara Konserthus behandlar dina personuppgifter med framförallt tre övergripande syften. Det huvudsakliga syftet är att uppfylla avtal med dig som köpare av våra produkter. Det andra syftet är att erbjuda kundservice vid frågor, synpunkter och administration av bokningar. Slutligen använder vi personuppgifter för att rikta relevant marknadsföring till dig som kund då det finns ett etablerat kundförhållande eller intresse att ta emot information.

Uppfylla avtal vid köp eller reservation

Vara Konserthus behandlar huvudsakligen personuppgifter i syfte att uppfylla avtal med dig som kund av våra produkter. Vara Konserthus tillhandahåller produkter i form av biljetter, biljettpaket, abonnemang samt mat- och pauspaket. Vi erbjuder även presentkort.

Ett avtal är pågående för dig som biljettköpare från och med det att du reserverat, hämtat ut och betalat din biljett fram till dess att du genomfört ditt besök hos oss. Därefter är avtalet avslutat.

När du köper eller reserverar produkter hos Vara Konserthus använder vi personuppgifter för att tillhandahålla biljetter och för att kunna administrera bokningar. Vid inställd, ändrad eller uppdaterad föreställning används personuppgifter för att komma i kontakt med berörda kunder i syfte att informera och erbjuda eventuell återbetalning. Om du som kund kan uppvisa läkarintyg vid sjukdom använder vi dina personuppgifter i syfte att återbetala eller annullera din bokning.

När du köper eller reserverar mat- eller pauspaket i vår restaurang använder vi personuppgifter för att färdigställa din beställning och bordsbokning samt vid eventuell administration eller återköp av din bokning.

Kundservice

Vi använder personuppgifter för att kunna ge dig bästa möjliga kundservice. Exempelvis om du som kund kontaktar oss med frågor eller synpunkter kring vår verksamhet. Läs mer om vilka personuppgifter som samlas in via gäst- och biljettservice under avsnittet Insamling av personuppgifter.

Kontroll av vaccinationsbevis

Vid uppvisande av vaccinationsbevis för att komma in på en föreställning scannar vi QR-koden på ditt bevis, och kontrollerar samtidigt din legitimation. Vid denna hantering sparas inga personuppgifter utan vi gör endast en kontroll att QR-koden är korrekt via en app som tillhandahålls av DIGG (Myndigheten för digital förvaltning), och att namnet på beviset överensstämmer med din legitimation.

Marknadsföring

Vi använder personuppgifter för att ge dig relevant marknadsföring och information.

För att ta del av våra nyhetsbrev behöver du lämna ditt samtycke till oss. Detta gör du genom att anmäla dig till vårt nyhetsbrev i samband med att du köper produkter hos oss, eller direkt via vår hemsida. Prenumerationen pågår till dess att du väljer att avsluta din prenumeration, länk för att göra detta finns i varje e-postutskick.

Med stöd av marknadsföringslagen skickar vi även marknadsföring via e-post, sms och post till kunder som gjort ett köp hos Vara Konserthus. Baserat på köphistorik gör vi anpassade utskick. I syfte att hålla god kund- och registervård använder vi en partner för automatisk uppdatering av personuppgifter, baserat på offentliga register.

För att förstå vilken typ av marknadsföring som ska användas genomförs analyser av hur webbsidor och andra digitala kanaler används (t. ex. vilka sidor och delar av sidor som besöks och vilka sökningar som gjorts).

Vill du inte ha marknadsföring från oss?

Vi är måna om att rikta marknadsföring och kommunikation till dig som är intresserad och du kan därför när som helst avsäga dig all typ av marknadsföring. Hur du går tillväga för att avsäga dig marknadsföring från Vara Konserthus finns beskrivet under avsnittet Dina rättigheter.

Vid bokning av konferens eller event

För att det företag eller den organisation som du företräder ska kunna boka och genomföra en konferens eller annat event på Vara Konserthus krävs det att du som kontaktperson lämnar vissa personuppgifter till oss. Vilka uppgifter som är obligatoriska framgår när du gör din bokning av event eller konferens. Om du inte anger uppgifterna kommer ni inte att kunna genomföra bokningen.

Vara Konserthus behandlar dina personuppgifter med framförallt tre övergripande syften. Det huvudsakliga syftet är att uppfylla avtal med er som köpare av event eller konferens. Det andra syftet är kundservice och administration vid bokningsförfrågningar, frågor och synpunkter m.m. Slutligen använder vi personuppgifter för att rikta relevant marknadsföring då det finns ett etablerat kundförhållande eller intresse att ta emot information.

Vi behandlar och lagrar merparten av personuppgifter i vårt digitala biljettsystem. När du köper eller reserverar produkter hos Vara Konserthus skapas en kundprofil i biljettsystemet som omfattar alla de personuppgifter du tidigare lämnat till oss. Den innehåller också information om dina aktuella bokningar, annullerade bokningar och din köphistorik. Vara Konserthus kan även komma att lagra personuppgifter kopplade till dig som kund i olika IT-system.

Genom köp eller reservation av produkter

I samband med att du köper eller reserverar produkter via webben eller genom vår gäst- och biljettservice (eller ett biljettombud) samlar vi in de personuppgifter som krävs för att fullfölja vårt ingångna avtal med dig som kund.

Vara Konserthus samlar i huvudsak in följande personuppgifter:

• Förnamn

• Efternamn

• Adress

• Postnummer och stad

• Land

• E-post

• Telefon/mobilnummer

• Personnummer (vid köp med faktura)

Vi tar även emot information om eventuella funktionsvariationer och läkarintyg i syfte att öka tillgängligheten och tillhandahålla exempelvis rullstolsplatser, hörslinga, specialkost eller syntolkning.

Köp eller reservation i vår restaurang

Vara Konserthus samlar även in personuppgifter i samband med att du förbokar eller köper mat- och pauspaket i vår restaurang. Insamlingen sker antingen i samband med ditt biljettköp eller genom att du gör en separat bokning. I förekommande fall kan matpaket även ingå i ditt biljettköp.

I samband med bokning samlar vi in eventuella önskemål och information kring specialkost och allergier samt övriga upplysningar kring funktionsvariationer.

Köp eller reservation som görs av personer under 16 år

Om du är under 16 år när du reserverar eller köper produkter hos Vara Konserthus behöver vi din vårdnadshavares samtycke till att vi samlar in dina personuppgifter. Innan du genomför ett köp hos oss ber vi dig därför att tala med din vårdnadshavare. När du sedan genomför ett köp eller en bokning förutsätter vi att din vårdnadshavare samtycker till detta.

Köp eller reservation som görs i någon annans namn

Om du köper eller reserverar produkter i någon annans namn förutsätter vi att du fått personens samtycke till att lämna ut dennes personuppgifter.

Förnyelse av abonnemang

Om du köpt ett abonnemang hos Vara Konserthus kommer du efterföljande säsong automatiskt få en förfrågan om fortsatt abonnentskap hos oss. Vara Konserthus använder då dina personuppgifter och din köphistorik för att eventuellt förnya abonnemanget.

Genom skapande av användarprofil i vårt digitala biljettsystem

I samband med att du genomför ett köp via webben i vårt digitala biljettsystem kan du välja att skapa en användarprofil. Om du väljer att skapa en profil samlar vi in din e-postadress och ett lösenord för att kunna skapa en personlig inloggning till dig.

På din profil sparas information om dina aktuella biljettbokningar samt alla de personuppgifter du tidigare lämnat till oss.

Observera att du kan ha flera användarkonton!

Vi ber dig som kund att vara uppmärksam på att du kan skapa och besitta flera olika användarprofiler beroende på vilka personuppgifter du uppgett vid skapandet av profilen. Beroende på vilka personuppgifter du uppgett vid kontakt med Vara Konserthus kan du också ha flera kundprofiler i den interna delen av biljettsystemet kopplade till dig.

Har du frågor om din användarprofil eller tror att du har flera olika profiler kan du kontakta publik- och biljettservice eller vårt personuppgiftsombud.

Genom kontakt med gäst- och biljettservice

När du kontaktar gäst- och biljettservice samlar vi in de personuppgifter som är nödvändiga för att kunna besvara din fråga eller för att kunna hantera ditt ärende. Vilka personuppgifter som samlas in och används beror på vad som är relevant i det enskilda fallet. Det kan exempelvis handla om namn, telefonnummer, bokningsnummer eller e-postadress.

När du personligen kontaktar gäst- och biljettservice kan vi komma att be dig uppge personuppgifter i syfte att kunna identifiera dig som är en befintlig kund. Därefter kan vi komma att använda alla de övriga personuppgifter som finns sparade om dig för att kunna hantera ditt ärende.

När du blir en ny kund hos Vara Konserthus ber vi dig att uppge personuppgifter för att kunna registrera dig.

Återköp vid sjukdom eller inställd föreställning

I samband med återköp av biljetter samlar vi in den information som krävs för att vi ska kunna återbetala din bokning. Det kan exempelvis handla om namn, bokningsnummer, läkarintyg och betalningsuppgifter.

Engångsbeställning av säsongsprogram eller trycksak

Om du vill ta del av innevarande säsongs program eller trycksak samlar vi in ditt namn och adress för att kunna skicka programboken till dig via post.

Kundservice via Facebook

Om du hör av dig till oss via meddelandefunktionen på Facebook kan vi komma att samla in och behandla de personuppgifter som du lämnat ut till oss i syfte att hantera ditt ärende.

Genom aktiviteter kopplade till marknadsföring

Vi samlar in personuppgifter i samband med aktiviteter kopplade till marknadsföring.

Om du väljer att prenumerera på vårt nyhetsbrev så samlar vi in ditt namn och din e-postadress för att kunna skicka e-post till dig. Om du redan är registrerad som kund hos oss matchar vi dina uppgifter med din kundprofil.

Vid tävlingar samlar vi in de personuppgifter som krävs för att kunna kontakta dig i samband med vinst.

I syfte att hålla god kund- och registervård använder vi en partner för automatisk uppdatering av personuppgifter, baserat på offentliga register.

Genom bokning av konferens eller event

Vid en offert, kostnadsberäkning, bokningsförfrågan eller bokning registrerar vi förutom uppgifter kring företaget och eventet eller konferensen även namn, e-postadress och telefonnummer till dig som kontaktperson. Vi behandlar och lagrar i huvudsak personuppgifter i vårt digitala bokningssystem.

I samband med konferens och event hos oss kan uppgifter kring deltagares specialkost m.m. I de fall som Vara Konserthus får ta del av deltagarlistor från dig som arrangör av konferensen eller eventet så agerar det arrangerande företaget personuppgiftsansvarig till dessa uppgifter.

Vara Konserthus sparar personuppgifter så länge som det krävs för att vi ska kunna uppfylla avtal med dig som kund. Om du exempelvis har köpt biljetter till en föreställning gäller avtalet fram till dess att du varit här på föreställningen.

Dina uppgifter sparas i två år efter avslutat avtal

Efter ditt senast avslutade avtal med Vara Konserthus sparar vi de personuppgifter som du tidigare angett till oss och din köphistorik i två år.

Om du inte genomfört ett köp eller en reservation hos oss på två år så kommer all data och alla personuppgifter om dig automatiskt att raderas. Efter att du blivit raderad kommer du att behöva registrera dig som ny kund hos oss nästa gång du vill köpa eller reservera produkter. Om du tidigare har avsagt dig från adresserad direktmarknadsföring tas även dessa uppgifter bort.

Så länge sparas uppgifterna för dig som regelbunden kund

Om du är en aktiv kund och regelbundet köper produkter hos Vara Konserthus är det möjligt att dina personuppgifter sparas i mer än två år. Varje gång du gör ett nytt köp startas en ny tvåårsperiod och så länge som du gör nya köp inom två år sparas dina uppgifter. Undantaget är känsliga personuppgifter, till exempel om du uppgett funktionsvariationer eller allergier till oss. Dessa uppgifter raderas eller anonymiseras på regelbunden basis.

Vara Konserthus rensar regelbundet personuppgifter som kan finnas kvar i det e-postprogram som används om du haft mejlkontakt med gäst- och biljettservice.

Om du har frågor eller vill invända mot hur länge vi sparar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta publik- och biljettservice eller att mejla vårt personuppgiftsombud.

Så länge sparas dina samtycken

Om du samtyckt till att ta del av våra nyhetsbrev skickar vi dessa till dig fram till dess att du avregistrerar dig. Om du avregistrerat dig från nyhetsbrev sparas ditt namn och din e-postadress för att säkerställa att du inte får e-postmarknadsföring från oss i framtiden. Om du avregistrerat dig från nyhetsbrev är du avregistrerad till dess att du på nytt aktivt samtycker till att få nyhetsbrev.

Vid bokning av konferens eller event

Om du eller ditt företag inte genomfört en konferens eller event eller gjort en bokningsförfrågan hos oss på fyra år så kommer dina personuppgifter som bokare att raderas.

När konferensen eller eventet har ägt rum och avtalet avslutats sparas endast de uppgifter som behövs för eventuell marknadsföring, kundservice och administration. Alla personuppgifter insamlade via eventuella deltagarlistor eller liknande raderas efter genomfört evenemang.

Samtliga deltagarlistor eller liknande raderas efter konferensens eller eventets genomförande. I de fall vi hanterar känsliga personuppgifter i samband med bokning av konferens eller event, exempelvis information om specialkost via deltagarlistor sparas dessa fram till att eventet eller konferensen ägt rum och fakturahanteringen är gjord.

Vara Konserthus rensar regelbundet personuppgifter som kan finnas kvar i e-postprogram som används om du haft mailkontakt med oss.

I marknadsföringssyfte används dina personuppgifter i 2 år efter senast avslutade konferens eller event.

Få uppgifter rättade, ändrade eller raderade

Som kund hos Vara Konserthus har du när som helst rätt att få dina personuppgifter rättade, ändrade eller raderade. Så till vida att vi inte har någon annan laglig grund eller rättslig förpliktelse att spara dem.

I dessa ärenden ber vi dig att kontakta gäst- och biljettservice eller att mejla vårt personuppgiftsombud. För att vi ska kunna ge dig bra service ber vi dig att tydligt uppge om ditt ärende handlar om rättning, ändring eller radering av dina personuppgifter.

Vår ambition är att alla ärenden ska hanteras inom cirka två veckor, med undantag för semestertider när vår verksamhet är stängd. Läs mer om våra öppettider på hemsidan.

Få tillgång till dina personuppgifter

Du har som registrerad alltid rätt att få information om vilka personuppgifter som behandlas av oss. Ifall du begär ytterligare kopior inom ett kort tidsspann tar vi ut en administrativ avgift för utdraget.

För att vi ska kunna lämna ut utdraget behöver du legitimera dig. Detta kan t.ex. ske genom att din begäran hanteras genom fysisk närvaro med giltig legitimation. Vid begäran via e-post, brev eller telefon skickas utdraget via rekommenderat brev.

Märk ditt brev med ”Begäran om tillgång till personuppgifter”.

Postadress:
Vara Konserthus
Box 4
534 21 Vara

Rätten till dataportabilitet

Du har också rätt att kunna få ut och överföra dina personuppgifter till ett annat företag eller annan personuppgiftsansvarig, d.v.s. rätten till dataportabilitet. I detta ärende ber vi dig att kontakta gäst- och biljettservice eller att mejla ärendet till vårt personuppgiftsombud.

Invända mot marknadsföring

Vi är måna om att rikta marknadsföring och kommunikation till dig som är intresserad och du kan när som helst avsäga dig all typ av direktmarknadsföring och personifiering.

Uppge tydligt vilken typ av marknadsföring du vill avsäga dig från och ange om det handlar om e-postmarknadsföring, adresserade direktmarknadsföringsutskick eller personifiering.

För att avsäga dig marknadsföring från Vara Konserthus ber vi dig att kontakta publik- och biljettservice eller att mejla ärendet till vårt personuppgiftsombud. Det går alltid att avregistrera sig från e-post direkt i våra utskick.

Om du vill klaga

Om du anser att Vara Konserthus bryter mot dataskyddsförordningen bör du vända dig till tillsynsmyndigheten Integritetskyddsmyndigheten (IMY).

Har du direkta frågor om hur vi arbetar för att följa och säkerställa efterlevnad för GDPR är du välkommen att kontakta gäst- och biljettservice eller att mejla dina frågor till vårt personuppgiftsombud.

Vara Konserthus har ett antal avtalspartners och leverantörer som levererar olika typer av tjänster och IT-system, dessa är nödvändiga för att vi ska kunna driva vår verksamhet. I vissa av dessa system lagras och behandlas personuppgifter.

En del system är installerade lokalt hos oss och det är då enbart personal på Vara Konserthus som har tillgång till de uppgifter som finns sparade där. I vissa fall är systemen installerade hos våra leverantörer eller i molnlösningar, vilket innebär att personuppgifter kan komma att överföras. Så länge som Vara Konserthus är ensam ägare till de personuppgifter som samlas in verkar våra leverantör som personuppgiftsbiträden.

Offentlighetsprincipen

Vara Konserthus är ett kommunalägt aktiebolag och verkar därför under offentlighetsprincipen. Det innebär att handlingar, inklusive personuppgifter, som lämnas till oss blir offentliga handlingar som kan komma att lämnas ut. Innan vi lämnar ut några handlingar gör vi alltid en bedömning om den som har begärt tillgång till handlingarna har rätt till detta eller om det finns motsättningar och undantag för sekretess.

Personuppgiftsbiträden till Vara Konserthus

Personuppgiftsbiträden får lov att hantera personuppgifter i enlighet med särskilt angivna instruktioner på uppdrag av Vara Konserthus. Vi är måna om din integritet och dina personuppgifters säkerhet vid all typ av överföring och behandling som sker av andra parter.

Uppgifter som lagras i vårt digitala biljettsystem

Det digitala biljettsystem som Vara Konserthus använder är centralt för merparten av all behandling och lagring av dina personuppgifter. Systemet är installerat hos leverantören vilket innebär att alla de personuppgifter som finns lagrade i biljettsystemet på din kundprofil lagras och överförs till leverantören av biljettsystemet. Överföringen sker enbart inom EU och leverantören verkar genom undertecknat avtal som vårt personuppgiftsbiträde.

Uppgifter som lagras hos vår IT-leverantör och våra IT-system

Vara Konserthus IT-miljö levereras av en och samma leverantör som verkar som vårt personuppgiftsbiträde. Vi använder även IT-system från flera olika leverantörer, till vilka personuppgifter kan komma att överföras. Vi har bland annat personuppgiftsbiträden i form av leverantörer till bokningssystem, etikettprogram, e-postmarknadsföringssystem, e-postprogram, betaltjänster samt programvaror för kontorsarbete och telefonsystem.

Uppgifter som lämnas till vårt tryckeri

I samband med utskick av adresserad direktmarknadsföring lämnas personuppgifter i form av postadresser till vårt tryckeri, som då verkar som personuppgiftsbiträde till Vara Konserthus.